Современное делопроизводство


Современное делопроизводство - стр. 159


Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

#G0

 

Приложения

 

Приложение 7.1

 

Образец оформления номенклатуры дел

 

#G0Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______    ______________

Дата           Регистр. номер

    

На ________________ год

    

 

УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя

________ ___________________

 Подпись     Инициалы, фамилия

___________________

          Дата

Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Количество дел (томов)

Срок хранения дела (тома), номер статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

______________________________________________________________

Наименование структурного подразделения организации

01-01

(Указывается заголовок дела)

 

(Указывается срок хранения)

01-02

и т.д.

 

 

 

______________________________________________________________

Наименование структурного подразделения организации

02-01

 

 

 

 

02-02

и т.д.

 

 

 

______________________________________________________________

Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатуры дел

    

Подпись

    

Инициалы, фамилия




- Начало -  - Назад -  - Вперед -